使用SharePoint 2010的5个技巧

现在，您已经对SharePoint 2010有了很好的感觉，并且知道如何完成一些常见的任务，这里有一些提示可以帮助您利用一些更高级的功能，并充分利用您的SharePoint网站。

这个故事附有我们的SharePoint 2010备忘单，它提供了软件界面和功能的完整介绍。

1.设置闹钟。SharePoint可以配置为当库中的特定项目发生更改或库中的任何内容发生更改时，向您发送电子邮件或SMS文本消息。这很有用，因为这样您就不需要手动检查每个SharePoint网站的更改。您可以使用功能区中的“通知我”按钮在任何给定的SharePoint内容区域中设置通知。

单击它将弹出一个新的警告窗口，提醒您添加标题、发送方式(如前所述，通过电子邮件发送到指定地址或电话号码的SMS文本消息)、警报的上下文(警报是否发送任何更改，或仅在添加新项目、修改现有项目或删除项目时发送)，以及警报的范围(是否有任何更改、文档是否更改、您是否创建了文档或最后一次更改)。

然后，警报会直接发送给您。(参见示例。)

2.如有必要，自定义视图并添加列。有时，您可能需要跟踪库中项目的更多信息，而不是SharePoint的预配置信息。

例如，您可能希望添加一个下拉列表，其中包含有关项目状态的选项，用户可以在项目生命周期的不同阶段选择这些选项。很容易将这些选项添加到SharePoint列表视图，以便您可以处理这些状态。

例如，在文档库中，从“库”工具组中选择“库”选项卡，然后单击“创建”栏。

您可以为该列指定名称，然后选择该列将包含的信息类型。在本例中，我们将选择Choice，这将提示SharePoint显示一个选项菜单。然后，您可以添加用户友好的列说明，强制完成它，并强制库中的多个项目是否具有相同的状态，然后您可以在下一个框的单独行中输入每个状态选项。

此外，您可以选择如何显示选项，允许用户输入选项和选择默认值。最后，可以将这个新列添加到站点的默认视图中，以便用户可以立即看到它。现在，您有了一组一致的选项来跟踪其他信息。

当您将文档上载到库中并强制创建新栏时，在上载后，您将看到一个窗口，要求您从创建栏时定义的选项中进行选择。单击“确定”确认后，该选项将被填充到SharePoint的数据库中，并显示在默认视图的列中。您可以通过编辑项目的属性来更改项目。

如果您正在库中处理microsoftoffice2010文档，并选择将其保存回库中，系统还会提示您在每个office应用程序中输入状态。换句话说，现在您与文档交互的所有方式都需要新的列选择。

3.除了简单的文件维护之外，请使用浏览器视图。如果要上传很多文件到SharePoint，放到拖拽窗口可能会比较麻烦。或者您可能希望将许多文件从SharePoint复制到USB闪存驱动器进行传输。幸运的是，有一种方法可以使SharePoint网站的文档库像文件系统中的任何其他磁盘一样显示。

在Web浏览器中打开一个文档库(我发现Internet Explorer最适合这种情况)，然后单击“库工具”组中的“库”选项卡。然后，从连接中导出功能区组，并单击用浏览器打开。您可能会得到一个需要确认的安全警告—单击“确定”或“是”，这取决于您的系统配置—然后您将得到一个标准的Windows资源管理器或文件资源管理器窗口，就像您习惯的那样。从这里复制、粘贴、剪切并移动到您想要的位置。